La réunion,10 astuces pour bien la préparer !

  • Les participants:

    Les invités doivent avoir une relation et une implication directe son l’objet. La sélection est donc très importante d’une part pour ceux qui sont invités ; souvenez vous quand vous n’êtes pas concernés c’est toujours difficile d’être attentif, et d’autre part pour la qualité de vos réunions et leurs efficacités. Attention à l’effet “réunionite aiguë” qui peut être contagieux et pas très constructif.

 

 

  • L’origine de la réunion:

    Il est important de bien informer vos collaborateurs du fameux “pourquoi y a t il réunion ?”. Cela évite que les invités arrivent sans rien avoir à dire puisque il n’ont pas pu la préparer, ou que ce rendez vous dérape sur un autre sujet que celui initialement prévu.

 

 

  • L’ordre du jour:

    Souvent oublié, il est pourtant crucial pour que tout ce passe bien. Il fixe le cadre et pose les jalons de votre réunion. Suivez le, et prenez soin de le préparer et de bien l’énoncer au démarrage. Vous pouvez également le transmettre avant, permettant aux invités de mieux se préparer. Vous gagnerez ainsi en efficacité.

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  • Impliquer les invités:

    On le rappel souvent, le partage d’idées est moteur ! Sollicitez vos invités , faites les participer un maximum et souvenez vous que le “brainstorming” est efficace pour avancer, et que plusieurs cerveaux valent mieux qu’un !

 

 

  • Le but :

    Qu’attendez vous de cette réunion ? Trouver des solutions aux problématiques exposées ? De nouvelles idées de développement ? Juste informer les participants ? Bref, exprimez vos attentes ou le “livrable” pour être constructif et ne pas faire perdre du temps aux invités, et le votre également !

 

  • Communication par l’image:

    Un graphique, un diagramme, un schéma et une image sont bien plus efficace qu’une page rédigée. Servez vous de cela pour dynamiser votre réunion et ne pas être soporifique.

  • Autres sujets ? :

    Bien évidement parfois certains sujets sont abordés mais n’ont pas spécifiquement de rapport avec votre réunion. Recentrez vous sur l’ordre du jour, et précisez bien que vous les notez, et qu’ils pourront peut être êtres abordés lors d’une prochaine réunion.

 

 

  • Les actions:

    Soyez attentif et notez bien les actions qui devront être faites avec le nom de la personne concernée, ainsi que la “dead line” de celle ci. Vous aurez ainsi un tableau de bords de suivi tout au long de votre projet, qui pourra vous servir d’historique également en cas de problème.

 

 

  • Le C.R :

    Le fameux Compte Rendu est lui aussi souvent oublié, et pourtant c’est le livrable de ce rendez vous. Celui qui récapitule les présents, les actions, les réponses, les décisions, et bien entendu oubliez pas la prochaine date de réunion si il doit y en avoir une autre. Rédigez le immédiatement après la réunion, mais le mieux est de le faire en temps réel. Ainsi lorsque vos invités quitte la réunion, le compte rendu est parti dans leur boite mail!

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Efficace cette réunion ? 

Pour voir si elles sont efficaces, vous pouvez préparer un petit questionnaire type “la réunion commence t elle à l’heure ?” , “que pensez vous du compte rendu ?”, “les invitations arrivent elles suffisamment en avance?”. Bref, ceci afin de vous aider à vous améliorer et d’être toujours plus performant ! De plus prendre en considération le ressenti de vos invités est important, même si vous ne pourrez jamais satisfaire tout le monde, c’est l’attention qui compte !